Trộn Dữ Liệu Từ Excel Sang Word 2007

Trộn thư (Mail Merge) là công cụ vô cùng hiệu quả trong tin học văn phòng. Nó hỗ trợ con người tạo ra thư, thiệp, email, tựa thư số lượng lớn nhanh chóng bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word. Cụ thể, làm thế nào để tạo thư tự động qua phương pháp này? Tin học MOS sẽ hướng dẫn bạn ngay dưới đây.

Bạn đang xem: Trộn dữ liệu từ excel sang word 2007


Chuẩn bị file trước khi trộn dữ liệu từ Excel sang Word

Để có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn cần phải có 2 loại tài liệu bao gồm: văn bản Word chứa mã từng phần, bảng tính Excel chứa đầy đủ thông tin cần thiết.

*

Mẫu file word dạng thư được tạo

Lưu ý rằng các cột trong Excel phải trùng khớp với các mã phần thiết lập trong Word. Nếu tệp Excel có chứa dữ liệu dạng thời gian, giá trị tiền tệ hoặc mã số bưu điện bắt đầu hay kết thúc bằng số 0, hãy chắc chắn rằng mình đã chọn đúng định dạng số, ngày, đơn vị để tránh sự cồng kềnh cho thư được tạo cuối cùng.

*

Bảng tính excel chứa đầy đủ thông tin khớp với word

*

Chọn đúng định dạng dữ liệu trước khi trộn

Trộn dữ liệu từ Excel sang Word để tạo thư tự động

Có khá nhiều cách để trộn dữ liệu từ Excel sang Word. Tuy nhiên, sau khi tổng hợp lại, cách làm nhanh chóng và đơn giản nhất được thực hiện như sau:

Bước 1: Mở lá thư, email, bì thư đã soạn sẵn trong Word. Vào thẻ Mailings,  chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, bì thư,…

*

Ví dụ của chúng tôi chọn bì thư – Envelopes…

Bước 2: Cũng trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients và chọn Use an Existing List…

*

Bước 3: 1 hộp thoại mới hiện ra, bạn tìm và chọn đường dẫn đến tệp Excel chứa thông tin đã tạo và nhấn Open

*

Bước 4: Tại hộp thoại Select Table click chọn Ok

*

Bước 5: Mở Edit Recipients List để mở hộp thoại thứ 3, loại bỏ bớt người nhận và nhấn Ok, danh sách người nhận cùng thông tin đã được xác nhận.

*

Bước 6: Tùy từng loại văn bản trộn khác nhau sẽ có thêm phần thông tin khác nhau. Bạn có thể tự chọn kiểu địa chỉ hoặc dòng chào hỏi ở Address Block Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt con trỏ chuột tại đúng vị trí của các thông tin.

*

Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi đã hài lòng, chọn Finish & Merge để in hoặc gửi mail chung.

*

Trường hợp bạn muốn chỉnh sửa thêm thì chọn Edit Individual Documents để thay đổi từng phần lá thư.

Thực hiện xong 7 bước này, việc tạo thư tự động bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word đã hoàn thành. Bạn sẽ có được những bức thư chuyên nghiệp nhanh chóng mà không tốn nhiều công sức.

Xem thêm: Nằm Mơ Thấy Quan Tài Đánh Con Gì ? Đánh Con Gì ? Số Mấy ? Là Điềm Báo Tốt Hay Xấu

Bạn vẫn còn thắc mắc về chức năng này và muốn tìm hiểu thêm nhiều kỹ năng tin học văn phòng Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được giải đáp kỹ lưỡng.

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương