Biểu mẫu Excel quản lý hồ sơ nhân sự
1. Các yếu tố của một tệp tin Excel quản lý hồ sơ nhân sự
Trong tệp tin làm chủ hồ sơ nhân sự bằng Excel bao gồm số đông thông tin sau:
Mã nhân viên cấp dưới (mã chấm công): Mỗi nhân sự được gán với một mã số cố định không trùng nhau. lúc nhân sự kia ngủ việc, mã số này cần phải giữ nguyên (ko gán lại cho người khác).
Bạn đang xem: Phần mềm quản lý nhân sự bằng excel miễn phí
Họ cùng tên
Bộ phận
Loại hình nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên cấp dưới,...
Vị trí công việc: Là thương hiệu vị trí nhưng nhân viên cấp dưới vẫn đảm nhận, bao hàm cả màn chơi ngày nay. Ví dụ: Chuim viên sales Level 1
Loại hình có tác dụng việc: Full-time, part-time, thời vụ,...
Thương hiệu làm việc: Trụ slàm việc, chi nhánh 1, chi nhánh 2,...
Các một số loại sách vở nên thiết: Sơ yếu hèn lý kế hoạch bao gồm xác nhận địa phương, Bản sao công hội chứng CMTND hoặc CCCD, Bản sao công chứng giấy khai sinh, Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công bệnh bởi giỏi nghiệp, Giấy đi khám sức khoẻ tất cả dấu đỏ, Hợp đồng gồm chữ ký cùng dấu đỏ, hoàn toàn có thể thêm hình ảnh thẻ.
2. Cần phối kết hợp hồ sơnhân sự với đầy đủ biểu chủng loại nhân sự Excel làm sao khác?
Nếu nlỗi nhằm thống trị ban bố người tìm việc, bộ phận tuyển dụng chỉ việc quyên tâm cho tới một trong những lên tiếng cơ phiên bản nlỗi họ cùng thương hiệu, biết tin liên hệ, trình độ chuyên môn học tập vấn, kinh nghiệm tay nghề làm việc,... thì cai quản nhân sự yên cầu phức tạp nhiều hơn thế nữa.
Để làm chủ một bí quyết bao quát với rất đầy đủ hồ sơ nhân sự, thì quanh đó tệp tin Excel hồ sơ nhân sự, công ty cần slàm việc hữumột khối hệ thống tất cả 5biểu mẫu Excel khác:
File Excelthống trị list nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan liêu độc nhất vô nhị về lên tiếng của các nhân sự sẽ thao tác làm việc trên đơn vị (đã trong thời hạn vừa lòng đồng).
File Excel làm chủ đúng theo đồng: Doanh nghiệp phải sử dụng file Excel này quản lý đọc tin hợp đồng demo câu hỏi cùng các các loại vừa lòng đồng lao rượu cồn (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một quá trình cố định bao gồm thời hạn dưới 12 mon, HĐLĐ xác minh thời hạn, HĐLĐ ko khẳng định thời hạn).Các trường ban bố của biểu mẫu mã cai quản vừa lòng đồng nhân sự khá đơn giản dễ dàng, tuy vậy lại bao hàm lượng dữ liệu béo và đòi hỏi độ chính xác cao.File Excel theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình vận động, chắc hẳn công ty đang đón thêm hồ hết nhân viên cấp dưới bắt đầu. Filequản lý hồ nước sơbởi Excel về cơ bạn dạng là việc phối hợp thân nhì biểu mẫu Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá thể, mà lại nhấn mạnh hơn vào các lên tiếng quan trọng vào quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel theo dõi và quan sát nhân sự nghỉ ngơi việc:Cũng tương tự như nlỗi Biểu mẫu quan sát và theo dõi nhân sự bắt đầu, nhưng lại đối với nhân sự nghỉ ngơi việc, doanh nghiệp lớn phải quan tâm rộng sự thay đổi của các nguyên tố sẽ bị huỷ hiệu lực thực thi hiện hành sau thời điểm nhân sự nghỉ câu hỏi, tương tự như hồ sơ quan trọng để hoàntất giấy tờ thủ tục kết thúc hòa hợp đồng.File Excel theo dõi và quan sát biến động chi phí lươngcủa nhân sự: Không phải là nhân sự new giỏi nhân sự ngủ câu hỏi, dịch chuyển tiền lươngbao gồm các ngôi trường hợp tăng lương, sút lương, tăng màn chơi, giảm level, vận chuyển vị trí, chuyển công tác,... Trong file Excelquan sát và theo dõi biến động này, yêu cầu xem xét cho tới ngày sự đổi khác gồm hiệu lực thực thi hiện hành.
Để cung cấp phần tử nhân sự các doanh nghiệp, thosanlinhhon.vn.vn đã tổng phù hợp lên tiếng toàn bộ 06 biểu chủng loại bên trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Clichồng trên trên đây nhằm thiết lập về miễn chi phí.
Các tư liệu khác có thể cài về:
1.Sở Từ điển năng lực & Bản biểu đạt công việc đến 60+ vị trí vào doanh nghiệp
2.Mẫu Excel bảng chấm công tiên tiến nhất (theo giờ, ngày, tuần)
3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện hành (cập nhật 5/2021)
4.Mẫu Word quy định lương thưởng trọn, phụ cấp cùng xử pphân tử cần sử dụng vào doanh nghiệp
5.Mẫu Word nội quy đơn vị (phiên bản khá đầy đủ 21 trang)
6.Mẫu Word sổ tay nhân viên (employee handbook) phiên bản không hề thiếu 38 trang
3. Có giải pháp nào thay thế biểu mẫu Excel để quản lý làm hồ sơ nhân sự nkhô hanh - gọn gàng - đúng đắn - bảo mật hơn không?
Quản lý nhân sự bằng Excel từ rất lâu đã có được xem như là trọng trách rất gần gũi của thành phần Nhân sự các công ty. Sự thân quen này thậm chí là còn được xem như là lẽ đương nhiên: chúng ta vẫn sẽ từng ngày một từng giờ trung thành với quá trình tra soát, nhập liệu thủ công bên trên hồ hết file số liệu này.
Đúng vậy, “quản lý hồ sơ nhân sự” là vấn đề cần phải có tác dụng. Thế nhưng, khí cụ hoàn toàn có thể thực hiện đâu khoác định chỉ rất có thể là “Excel”?
Theo Gartner, 30% công ty đồ sộ mức độ vừa phải với bự bên trên trái đất sẽ thực hiện bộ cơ chế dựa vào đám mây cho những trách nhiệm quản trị nhân sự vào khoảng thời gian 2020.
Ngày nay, technology 4.0 đậy sóng rộng rãi, thậm chí là trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) và technology trang bị học tập (Machine Learning - ML) đã vào vai trò quan trọng trong vô số nhiều nghiệp vụ quản ngại trị cùng vận hành; vậy chẳng bao gồm gì cực nhọc hiểu Khi công ty lớn sửa chữa thay thế Excel bằng một giải pháp văn minh rộng để cai quản nhân sự.
Và đặc trưng hơn không còn, vấn đề tận dụng một giải pháp thuận tiện rộng giúp công ty lớn chưa phải triệu tập vô số vào những các bước liên quan cho tới giấy tờ thủ tục nhưng ko tạo ra năng suất thao tác làm việc.
a. 06 điểm yếu kém của biểu chủng loại Excel khi dùng để làm chủ nhân sự
Dữ liệu phân tán, khôn cùng cực nhọc nhằm thanh tra rà soát tổng thể giỏi làm cho report toàn diện, gây cản trở Việc ra quyết định
khi cai quản hồ sơ bởi tệp tin Excel, chắc hẳn rằng doanh nghiệp vẫn biết rằng dữ liệu sẽ ảnh hưởng phân tán nghỉ ngơi nhiều file khác biệt. Họ cũng ngầm đồng ý đang chi thêm nhiều thời hạn cùng công sức để xử trí.
Tuy nhiên, điều đó không đơn giản chỉ là lãng phí nguồn lực có sẵn cho bạn, mà còn dẫn tới các hệ luỵ nguy hại hơn - cản ngăn câu hỏi thanh tra rà soát toàn diện, tạo thành report nhân sự, và vấn đề nhanh chóng ra đưa ra quyết định của chỉ đạo.
Không bảo đảm bảo mật
Lẽ tất nhiên là nhà quản lý như thế nào có muốn bảo mật các lên tiếng vào doanh nghiệp, đặc biệt là những dữ liệu nhạy bén. Trong công tác quản lý nhân sự đựng rất nhiều tài liệu nlỗi vậy: nấc lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số phù hợp đồng, lý do ngủ Việc,...
Tuy nhiên, các biểu mẫu mã Excel thực sự ko bảo đảm bảo mật. Không bao gồm phân quyền, không tồn tại Khu Vực tài liệu nào được lưu lại “chỉ dành riêng cho tất cả những người cai quản lý” cả. Mặc mặc dù chủ sở hữu tệp tin hoàn toàn có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy vấn, tuy vậy vẫn không tách ngoài khác trường thích hợp bị nhỉ ra bên ngoài.
Đó là chưa kể nhiều người dân sẽ đề nghị sử dụng thông thường một biểu mẫu: nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,... Việc điều hành và kiểm soát bảo mật thông tin gần như là là chẳng thể.
Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel tàng ẩn các mối nguysợ hãi cho doanh nghiệp
Không thể để lại “thừa kế” cho người sau
Giả sử có một người đứng đầu nhân sự bắt đầu mang đến đón nhận quá trình, nhưng mà cô ấy lại cấp thiết “giải mã” cách đặt tên cùng sắp xếp các thông báo bên trên biểu chủng loại Excel nhưng fan cũ để lại. Vậy cô ấy có thể làm cái gi không tính Việc yêu cầu sửa thay đổi những biểu mẫu mã đó theo sự phát âm biết và kinh nghiệm của bản thân mình, hoặc tệ hơn thế nữa là bước đầu lại từ bỏ con số 0 tròn trĩnh.
Biểu chủng loại cai quản nhân sự bởi Excel là một trong tài nguyên cực hiếm của bạn, tuy thế thật nuối tiếc là ko có tác dụng chuyển nhượng bàn giao với quá kế vừa đủ.
Khả năng tích hòa hợp kém
Trong nhiệm vụ cai quản trị nhân sự nói bình thường, có không ít ứng dụng công ty lớn có thể thực hiện nhỏng phần mềm chnóng công, ứng dụng tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, cai quản gia tài, thống trị tài liệu, ứng dụng chat, chữ cam kết năng lượng điện tử,... Nhược điểm của biểu chủng loại Excel là không thể tích hợp với đầy đủ lao lý tân tiến đó.
mặc khi với phần lớn phương tiện thịnh hành hơn hoàn toàn như là đồng hồ, lịch biểu tuyệt Gmail thì Excel cũng không liên kết được.
Dễ tạo ra những lỗi không đúng bởi vì thao tác của nhỏ người
Tất cả các thao tác của con người bên trên biểu chủng loại Excel, từ những việc nhập liệu tới tìm kiếm tìm, tkiểm tra lại, coppy, chỉnh sửa,... đều được thực hiện trọn vẹn thủ công. Con fan không được thiết kế sẵn như ứng dụng nên sai sót là vấn đề dễ dàng hiểu; nhưng lại không hỗ trợ được bé tín đồ vậy nên thiếu hụt sót của phương tiện.
Sai lầm vẫn còn xảy ra thường xuyên không chỉ có thế Khi đa số người thuộc truy vấn và chỉnh sửa một file Excel. Ngay trên thời điểm bắt gặp fan khác sẽ thao tác làm việc bên trên cùng một giao diện cùng với mình, chuyên viên của bạn đã sở hữu thể bị mất triệu tập và tạo ra lầm lẫn.
Không thể không ngừng mở rộng Lúc đơn vị tăng quy mô
Dữ liệu vững mạnh với doanh nghiệp lớn. lúc càng có khá nhiều nhân viên thì cửa hàng tài liệu nhân sự càng trlàm việc đề xuất lớn tưởng. Không thể giải quyết bằng cách cứ tăng lên số trang, số loại, số cột,... được.
Hay có thể nói, khi công ty mở rộng bài bản, thống trị nhân sự bằng biểu mẫu mã Excel truyền thống lâu đời gần như là là không tưởng.
b. Phần mượt quản ngại trị đọc tin nhân sự thosanlinhhon.vn HRM là phương án hàng đầu nhằm sửa chữa thay thế biểu mẫu nhân sự Excel
Thấu gọi các bài bác toán thù vào nhiệm vụ quản lí trị và các yếu điểm của biểu mẫu mã nhân sự Excel nhắc trên, thosanlinhhon.vn.vn vừa mới đây sẽ mang đến ra mắt một phương án sửa chữa thay thế hoàn hảo nhất - Phần mượt cai quản ban bố nhân sự thosanlinhhon.vn HRM.
Phần mềm thosanlinhhon.vn HRM+ với những bản lĩnh tuyển chọn dụng, hội nhập, quản lý biết tin nhân sự toàn diện
thosanlinhhon.vn HRM có thể tự động hóa tạo thành những report sâu sát, khiến cho bạn hối hả chỉ dẫn ra quyết định nhân sựĐâu là hồ hết chỉ số quan trọng buộc phải những thống kê trong quản trị nhân sự? Số lượng nhân sự và workload của các phòng ban? Tổng số tiền thuế nên nộp? Tổng số chi phí lương cần trả toàn công ty? Số tiền lương trong phòng marketing? Mức lương trung bình bên trên một nhân sự? Tổng chi phí? ROI nhân sự?
Các chỉ số này sẽ được tính toán thù tự động hóa tự số đông dữ liệu sẵn bao gồm của người tiêu dùng bên trên ứng dụng, và hiển thị ngay tức thì (real-time) vào mục report.
Bởi vậy, bất cứ dịp làm sao chúng ta có thể thế được tình trạng tổng quan tiền về nhân sự trong công ty lớn để đưa ra những ra quyết định đúng đắn.
Một phần bối cảnh các report được sản xuất tự động tự những lên tiếng nhân sự trên thosanlinhhon.vn HRM
thosanlinhhon.vn HRM có công dụng bảo mật thông tin ngặt nghèo, chỉ bạn được phân quyền mới hoàn toàn có thể truy cập dữ liệu
Nếu nlỗi một file Excel dễ dãi được chia sẻ ra ngoài; thì nhằm truy cập được vào hệ thống thosanlinhhon.vn HRM của công ty, một bạn cần phải thiết lập một tài khoản phần mềm (được sản xuất cùng điều hành và kiểm soát bởi vì chủ doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Đôi khi, chỉ gồm lãnh đạo cùng một vài ba chuyên viên nhân sự cấp cao bắt đầu có quyền sửa đổi dữ liệu toàn chủ thể, còn làm chủ chỉ tất cả quyền xem (chứ đọng chưa phải chỉnh sửa) tài liệu của cung cấp dưới trực thuộc cơ quan bản thân.
Đối với góc nhìn từ bỏ phía nhân viên, thosanlinhhon.vn.vn bao gồm cung ứng thêm 1 vận dụng khác để họ từ bỏ coi thông tin cá thể cùng các dữ liệu thao tác làm việc khác của bản thân được lưu trữ bởi vì công ty. Ứng dụng này có tên thosanlinhhon.vn Me, có cách gọi khác là Trang làm hồ sơ cá nhân của từng tín đồ.
vì thế, không chỉ bảo mật công bố giỏi hơn, ứng dụng của thosanlinhhon.vn còn tôn vinh tính minh bạch, đáp ứng mong muốn được hiểu của nhân viên cấp dưới trong những lúc vẫn bảo đảm an toàn quyền kiểm soát của người sử dụng.
thosanlinhhon.vn HRM có phong cách thiết kế chuyên nghiệp hóa, dễ sử dụng, dễ ợt chuyển giao cho người thống trị khác
Phần mềm có chức năng tàng trữ dữ liệu khôn cùng to, khả năng hiển thị cũng rộng vội nhiều lần đối với một biểu mẫu Excel đề nghị không tồn tại lên tiếng nào giống như một “mã số túng ẩn” cả.
mặc khi bối cảnh với giải pháp thu xếp những ngôi trường thông báo cũng theo như đúng quy chuẩn với xúc tích và ngắn gọn, bảo vệ dễ ợt hiểu hiểu cùng áp dụng cho 1 bạn mới - của cả là 1 trưởng chống nhân sự giàu kinh nghiệm hay như là một chuyên viên mới vẫn còn đấy “kê mờ”.
Xem thêm: Tại Chiến Dịch Huyền Thoại Về Máy, Chiến Dịch Huyền Thoại Cho Android
Một phần đồ họa của Phần mượt thống trị lên tiếng nhân sự thosanlinhhon.vn HRM
thosanlinhhon.vn HRM có tác dụng tích phù hợp mập theo cả chiều rộng cùng chiều sâu
Trong bộ giải pháp quản lí trị nhân sự toàn diện của thosanlinhhon.vn.vn còn đa phần mềm hữu dụng khác: ứng dụng onboarding nhân viên cấp dưới new, chnóng công bình thừa nhận diện khuôn phương diện, tính công, tính lương, quản ngại trị phương châm, làm chủ gia tài,... Phần mềm HRM được tích thích hợp chặt chẽ cùng với toàn bộ những phần mềm này - với cả các phương tiện phía bên ngoài không giống.
Lấy ví dụ, trên thosanlinhhon.vn HRM, nhân sự A gồm công bố mã chấm công là 072, tin nhắn nội bộ là nguyenvana