Thế nào là phần mềm quản lý văn bản?
Thế nào là phần mềm quản lý văn bản?
Quản lý văn bản được hiểu là việc doanh nghiệp, tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đi và văn bản đến của doanh nghiệp, cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Việc quản lý văn bản truyền thống có thể gặp nhiều khó khăn so phải quản lý một lượng lớn hồ sơ, văn bản được lưu trữ tăng lên theo từng ngày gây tốn chi phí và thời gian tìm kiếm.
Bạn đang xem: Phần mềm quản lý công văn miễn phí
Phần mềm quản lý văn bản là xu hướng mới của kỷ nguyên số 4.0, khi mà việc áp dụng các công nghệ, phần mềm hỗ trợ cho công việc trở nên phổ biến và được khuyến khích. Phần mềm quản lý văn bản là được xem là giải pháp toàn diện dành cơ mọi cơ quan, doanh nghiệp, giúp quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi và đến hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, hiệu quả làm việc và dễ dàng tìm kiếm hơn so với trước.
Với chức năng hỗ trợ người dùng thu thập dữ liệu, văn bản được để nhiều dạng cấu trúc phù hợp từng cá nhân sử dụng và chia sẽ với mọi người trong hệ thống và hiện nay phần mềm đã được rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp sử dụng.
Mô hình tổng thể phần mềm quản lý văn bản
Mô hình tổng thể phần mềm quản lý văn bản
Đối với các phần mềm quản lý văn bản miễn phí sẽ giúp các đơn vị thao tác dễ dàng tuy nhiên sẽ hạn chế tính năng khiến cho người dùng gặp khó khăn trong việc quản lý văn bản. Vì vậy, để phù hợp với từng doanh nghiệp đơn vị, phần mềm
thosanlinhhon.vn sẽ đa dạng các tính năng giúp người dung dễ dàng hơn khi sử dụng.
Các tính năng của phần mềm bao gồm
- Tính năng thu nhận thông tin tài liệu: Thu nhận và phân loại thông tin tài liệu là khâu quan trọng trong quá trình quản lý tài liệu giúp quá trình quản lý và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng. Nếu người dùng được sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến trực tuyến hiệu quả thì người văn thư xử lý công việc của mình một cách đơn giản và dễ dàng hơn.
- Tính năng quản lý thông tin tài liệu: với tính năng này, phần mềm quản lý văn bản và điều hành giúp người sử dụng cập nhật, chỉnh sửa, tạo việc từ file tài liệu cá nhân, đồng bộ thư mục và chia sẻ tài liệu với kho tài liệu chung, các phòng ban trong cùng hệ thống.
Các tính năng của phần mềm bao gồm
Tính năng chính của phần mềm
Phần mềm có hệ thống thu nhận, lưu trữ, quản lý và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó. Trong đó, thông tin phi cấu trúc bao gồm các dạng như: Văn bản tài liệu, video, hình ảnh, audio, email, báo cáo kết xuất từ các ứng dụng nghiệp vụ,...
Bên cạnh đó, phần mềm thosanlinhhon.vn còn linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu của từng khách hàng về quá trình quản lý tài liệu và bóc tách thông tin gần như tự động.
Tin vui đến với khách hàng: Nhằm giúp đỡ và giải quyết bài toán lưu trữ tài liệu cho các doanh nghiệp khởi nghiệp, FSI cùng sở KHĐT thành phố Hà Nội và Hồ Chí Minh thực hiện chương trình khuyến mãi “Miễn phí phần mềm thosanlinhhon.vn cho các doanh nghiệp khởi nghiệp”. Đăng ký dùng thử tại đây.
.
Xem thêm: Cách Đọc File Shs Trên Win 7, Cách Đọc, Mở, Chuyển Đuôi File
Lợi ích của phần mềm quản lý văn bản thosanlinhhon.vn
Là sản phẩm trí tuệ của FSI – Công ty hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tài Việt Nam, thosanlinhhon.vn có đầy đủ các yếu tố để trở thành một phần mềm quản lý văn bản hàng đầu. Được tích hợp sẵn công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE, tích hợp công nghệ thông minh như cơ chế học máy (Machine learning), AI, IOT,… phần mềm quản lý văn bản thosanlinhhon.vn mang lại nhiều lợi ích không tưởng cho người dùng mà không dừng lại ở một phần mềm quản lý văn bản thông thường:
- Quản lý, tìm kiếm chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian
- Dễ dàng tạo lập quy trình làm việc, giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hiệu quả
- Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệptheo bảng thống kê
- Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, ...)
- Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (mẫu form, mẫu từ hành chính, ...)
- Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng
Phần mềm quản lý văn bản thông minh thosanlinhhon.vn cũng đạt được nhiều giải thưởng lớn uy tín của ngành công nghệ, giúp khẳng định chất lượng của sản phẩm cũng như khẳng định những đánh giá cao của giới chuyên môn: giải thưởng Sao khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018; giải thưởng Vietnam Digital Award 2019,….
Còn rất nhiều điều thú vị về phần mềm quản lý văn bản thosanlinhhon.vn đang chờ bạn khám phá. Để trải nghiệm về tính năng tuyệt vời này, Quý khách vui lòng đăng ký dùng thử để download phần mềm quản lý văn bản miễn phí, Quý khách vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây. Chúng tôi sẽ phản hồi, gặp gỡ để tư vấn, trao đổi trong thời gian sớm nhất