Hàm Trích Xuất Dữ Liệu Trong Excel

Khi làm việc với Excel, bạn sẽ thường xuyên bắt gặp những bảng tính chứa rất nhiều thông tin khác nhau. Lúc này, việc trích xuất và lọc dữ liệu sẽ giúp bạn dễ dàng và chính xác hơn trong việc tìm kiếm dữ liệu đáp ứng một hoặc nhiều điều kiện cụ thể. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách trích xuất dữ liệu trong excel đơn giản.

Bạn đang xem: Hàm trích xuất dữ liệu trong excel

1. Cách trích xuất dữ liệu trong excel theo điều kiện bằng Advanced Filter 

Trích xuất dữ liệu có 1 điều kiện

Nếu bạn có một lượng lớn dữ liệu, bạn nên sử dụng phương pháp này để trích xuất dữ liệu excel.

Ví dụ: nếu bạn muốn trích xuất những học sinh có kết quả kiểm tra toán lớn hơn 5. Danh sách bộ lọc được chuyển sang một ví khác để in dễ dàng hơn.

Chúng ta phải xác định điều kiện với tiêu đề cột và giá trị xác định điều kiện. Tên tiêu đề phải khớp với tiêu đề của bảng dữ liệu sẽ được trích xuất. Sau đó vào tab Dữ liệu => chọn biểu tượng Nâng cao

*

Hộp thoại Advanced hiện ra ta chọn như sau: 

Kích hoạt mục Copy to another location: để chọn nội dung đã trích xuất sang vị trí mới.Phần List range: Bấm vào mũi tên để chọn dải dữ liệu có chứa dữ liệu bạn muốn lọc.Phần Criteria Area: Chọn các điều kiện để trích xuất dữ liệu.Copy to Section: Chọn vị trí bạn muốn dán nội dung dữ liệu sau khi trích xuất.

Khi hoàn tất, bấm OK

*

Dữ liệu đã được trích xuất đến vị trí mới mà bạn đã chọn.

*

Cách trích xuất dữ liệu nhiều điều kiện

Khi thực hiện cách trích xuất dữ liệu trong excel với nhiều điều kiện, hãy đảm bảo rằng các điều kiện nằm trong cùng một hàng và tên của tiêu đề cột chứa điều kiện lọc khớp với tên của tiêu đề cột trong bảng dữ liệu nguồn.

Ví dụ chúng ta cần lọc những học sinh có điểm thi toán và văn cao hơn 5. Chúng ta tạo cột điều kiện như hình bên dưới rồi vào tab Data => chọn biểu tượng Advanced

*

Tương tự như cách trích dữ liệu trong Excel, nếu bạn có nhiều điều kiện trong phần Criteria range, hãy chọn tất cả các điều kiện tạo:

*

Kết quả bạn trích xuất dữ liệu với 2 điều kiện là kết quả kiểm tra toán và kết quả kiểm tra. Văn bản lớn hơn 5

*

2. Sử dụng hàm VLOOKUP trích xuất dữ liệu từ excel 

Tiếp theo là cách trích xuất dữ liệu trong excel bằng hàm VLOOKUP tìm thấy mã định danh mà bạn chỉ định trong dữ liệu nguồn, nó có thể tìm kiếm từng ô trong hàng đó và trả lại thông tin cho bạn. Lưu ý rằng số nhận dạng trong dữ liệu nguồn phải nằm trong cột đầu tiên của bảng.

*

Một số nhận dạng duy nhất phải giống như một số sê-ri, trong đó không có hai số nào giống nhau trong cùng một bảng.

Sử dụng hàm trích xuất dữ liệu trong Excel theo cú pháp của hàm VLOOKUP là:

= VLOOKUP (giá trị tra cứu, phạm vi bảng, số cột, )

Sau đây là phần ý nghĩa của các tham số:

Giá trị tra cứu: Ô có một số nhận dạng duy nhất.Phần bảng: Phần ô có số nhận dạng ở cột đầu tiên, phần tiếp theo được hiểu là phần còn lại của dữ liệu trong các cột khác.Số cột: Số cột có dữ liệu bạn đang tìm kiếm. Đừng nhầm lẫn bởi phông chữ của cột. Trong hình minh họa ở trên, các ký hiệu trạng thái nằm trong cột 4.True/false: Tham số này là tùy chọn. Đúng có nghĩa là một khoảng cách có thể chấp nhận được và Sai chỉ có nghĩa là một kết quả phù hợp có thể chấp nhận được.

Chúng tôi muốn tìm số tiền bán hàng từ bảng trong hình minh họa ở trên, vì vậy hãy sử dụng các đối số sau:

*

Cung cấp tên phạm vi để tạo tham chiếu tuyệt đối.

Trong vlookup, tìm example.xlsx trong trang tính doanh số bán hàng. Chúng ta nhập công thức vào ô B5 và sau đó sử dụng chức năng AutoComplete để sao chép công thức vào trang tính. Điều này có nghĩa là vùng bảng trong công thức phải là một tham chiếu tuyệt đối. Một cách tốt để làm điều này là xác định tên cho vùng bảng.

Xác định tên dải ô trong Excel:

Trước khi nhập công thức, hãy chuyển sang Dữ liệu Nguồn Trang tính.Chọn tất cả các ô từ A4 (tiêu đề cột Số thứ tự) đến H203. Một cách nhanh chóng để làm điều này là nhấp vào A4và sau đó nhấn Ctrl Shift End (Command Shift End trên Mac).Trong trường Name Box, bấm vào cột A (trường tên bây giờ đọc A4).Nhập thông tin, sau đó nhấn Enter.Bây giờ bạn có thể sử dụng tên của dữ liệu trong công thức thay vì $A4:$H$203.
*

Trường Name Box thường hiển thị địa chỉ ô hiện tại. Nhấp vào bên trong và nhập tên để xác định một khu vực.

Xác định địa danh trong Google Trang tính

Trong Google Trang tính, việc xác định tên hơi khác một chút.

Nhấp vào tiêu đề cột đầu tiên cho dữ liệu nguồn, sau đó nhấn Ctrl-Shift-Right. Nó sẽ chọn tiêu đề cột. Nhấn Ctrl-Shift-Down Arrow (Command Shift mũi tên xuống trên Mac). Chọn dữ liệu thực tế.Nhấp vào menu Data và chọn Named and protected ranges.Trong hộp Named and protected ranges ở bên phải, nhập Data, sau đó bấm OK.

*

Nhập công thức

Để nhập công thức, hãy chuyển đến sheet Sales Amounts và nhấp vào B5.

Nhập công thức:

= VLOOKUP (A5, Ngày, 8, FALSE)

Nhấn Enter.

*

Nhấp đúp để điền các giá trị cột.

Xem thêm: Soạn Mĩ Thuật Lớp 9 Bài 10: Vẽ Tranh Vẽ Đề Tài Lễ Hội Đẹp Nhất

*

Trên đây là cách trích xuất dữ liệu trong excel giúp bạn tìm kiếm một trang tính khác và trích xuất dữ liệu. Điều này cho phép bạn tạo một trang tính có tất cả dữ liệu bạn cần cho nhiều mục đích và sau đó trích xuất dữ liệu bạn cần trong các trường hợp cụ thể.