Định dạng số trong Mail Merge là 1 tuấn kiệt hữu dụng của Microsoft Word. Tuy nhiên, thỉnh thoảng nó cũng xảy ra lỗi. Dưới đây là nhắc nhở sửa lỗi định hình số trong Mail Merge đơn giản dễ dàng độc nhất vô nhị.

Bạn đang xem: Định dạng số trong mail merge 2013


Mail Merge vào Microsoft Word là gì?

Microsoft Word là ứng dụng soạn thảo văn bạn dạng nổi tiếng với tương đối nhiều chức năng bổ ích. Một trong số chính là Mail Merge.

Dùng tính năng Mail Merge vào Microsoft Word là biện pháp tốt nhất có thể nhằm gửi một loạt gmail tốt thỏng mang ý nghĩa cá nhân tới bất kỳ ai bạn muốn. Dùng Mail Merge, bạn cũng có thể cá thể hóa nhiều tin nhắn, tlỗi năng lượng điện tử cùng lúc bằng những placeholder. Về cơ phiên bản, các bạn chỉ cần list liên hệ và một mẫu mã gmail để gửi đến chúng ta. Thật dễ dàng và đơn giản cần không?


Tính năng này đặc biệt có ích Khi bạn muốn gửi các thư cùng một cơ hội tới quý khách hoặc nhân viên cấp dưới trong cùng một chủ thể, tổ chức. Nó hoạt động đúng chuẩn như ý muốn đợi. Tuy nhiên, thỉnh phảng phất, người tiêu dùng Word lại gặp mặt nên lỗi định hình số trong Mail Merge. Vậy làm thay như thế nào để khắc phục? Hãy cùng thosanlinhhon.vn học bí quyết sửa lỗi định hình số trong Mail Merge nhé!


Cách format số trong Mail Merge

1. Chọn trường, ví dụ về cách format số chi phí trong mail merge - Amount tại phần sau:

2. Nhấn + F9 nhằm mlàm việc code của ngôi trường kia hoặc nhấp chuột nên vào trường Mail Merge cùng lựa chọn Toggle Field Code. Quý Khách đã thấy code thực cho ngôi trường đó hình dạng nhỏng sau: MERGEFIELD Amount .

3. Chỉnh sửa ngôi trường bằng cách cyếu code dịch số vào thời gian cuối ngôi trường đó. Ví dụ: Để hiển thị format chi phí tệ, thay đổi trường hiển thị bên dưới dạng MERGEFIELD Amount # $,0.00 .

4. Nhấn + F9 một lần tiếp nữa.

5. Đặt nhỏ trỏ tại phần ngẫu nhiên cùng nhận phím F9 để update nó. Hoặc bấm chuột bắt buộc vào ngôi trường kia với chọn Update Field.

6. Xem trước kết quả nhằm xác nhận số hiển thị sinh hoạt định hình bạn muốn thấy vào tư liệu. lấy ví dụ như, số chi phí vẫn hiện nay dưới dạng $1,000.00.

7. Chạy Mail Merge.

Đáng nhớ tiếc, câu hỏi cai quản tất cả công dụng của Mail Merge hoàn toàn có thể khiến các bạn buộc phải chóng mặt. trong những trắc trở của anh tài trộn thư là nó chẳng thể định dạng chuẩn xác số trong bảng tính Excel. lấy một ví dụ, tác dụng bán sản phẩm trong Excel hiện tại 100 tuy thế sang trọng Word, nó hốt nhiên biến thành 99.99999999996!

Thật may, khắc phục và hạn chế lỗi này sẽ không khó. Thực tế, họ tất cả 3 phương pháp cách xử trí lỗi format số khi dùng Mail Merge. Quý Khách rất có thể sửa đổi bảng tính, tư liệu Mail-Merge hoặc đổi khác biện pháp hai file kết nối cùng nhau. Mặc dù chiến thuật này ít fan biết đến nhưng mà nó rất có thể là chọn lọc tốt nhất có thể - ngoại trừ Việc không còn hỗ trợ mang lại Word 2016.


Lưu ý: Dù quá trình dưới đây được tiến hành bên trên Office năm 2016 dẫu vậy nó vẫn áp dụng được trên những phiên bản Word và Excel không giống.


Cách sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge

1. Sử dụng “Numeric Switch” trong Word2. Chỉnh sửa bảng tính Excel

1. Sử dụng “Numeric Switch” trong Word

Cách trước tiên nhằm Mail Merge định dạng số từ Excel chính xác là sửa đổi tài liệu Word. Cụ thể, các bạn sẽ vận dụng mã định dạng số mong muốn vào những trường trộn - Merge Field vào tệp tin Word. (Về cơ bản các trường trộn thông tin mang đến tài liệu Word biết cột như thế nào trong bảng tính Excel đựng dữ liệu đề nghị giải pháp xử lý.) Để vận dụng định hình cho một trường, các bạn yêu cầu bao gồm 1 Numeric Switch (thương hiệu cũ là Picture Switch) trong ô code của trường kia.

Việc trước tiên các bạn nên có tác dụng là biết code ngôi trường thực tiễn. Msinh sống tài liệu Mail Merge và clichồng vào tab Mailings ngơi nghỉ bên trên hành lang cửa số. Đảm bảo đã tắt nút PReviews Results để chúng ta cũng có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đó, click chuột đề nghị vào trong 1 ô Mail-Merge (ví dụ «Donation») cùng lựa chọn Toggle Field Code. Bạn đang thấy code mang đến trường đó, được xác minh bởi vì những dấu ngoặc nhọn, ví dụ: MERGEFIELD Donation . Giờ sửa đổi code trường này chỉ bằng cách ckém code numeric switch vào thời điểm cuối code nhỏng sau:

MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 Phần mềm hỗ trợ sẵn nhiều code hình ảnh. Dưới đó là 4 ví dụ khớp ứng với kết quả:

MERGEFIELD Cost # 00.00 01.00 MERGEFIELD Sales # $### $ 15 MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 $ 1,500.00 MERGEFIELD Date
"MMMM d" November 26Nhỏng bạn thấy, code Numeric Switch đồng bộ với code định hình Excel, xung quanh Việc trước số là “#” cùng ngày là “
”. (Lưu ý: áp dụng dấu trích dẫn vào code ngày tuy nhiên không có vào code số). Để coi nhiều code rộng, hãy tới bảng bên dưới hoặc truy cập giúp đỡ online cho “numeric switch” trong Microsoft Word.


Dưới đấy là một vài ví dụ biện pháp những code ngôi trường số xử trí dữ liệu vào cột “Sales” nghỉ ngơi bảng tính Excel.

Numeric Switch mang lại trường trộn Mail-Merge

Thực tế, Word và Excel áp dụng thuộc mã định dạng, vậy vì sao bọn chúng không thực hiện cùng tuấn kiệt Format? ví dụ như, tại vì sao không sử dụng hàm MergeField như vậy này:

MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") Đây thực thụ là do dự của không ít fan và chắc hẳn rằng chỉ tất cả Microsoft mới biết câu trả lời.

Lưu ý: Nhớ rằng khi bạn thêm hoặc biến đổi Numeric Switch, kết quả sẽ không còn hiển thị tức thì chớp nhoáng. quý khách phải update trường (bấm vào đề xuất vào nó vào lựa chọn Update Field), hoặc nhấp nút Mailings > Preview Results. Thỉnh phảng phất, bạn cần lặp lại 2 tới 3 lần làm việc này. Nếu bạn đang cần sử dụng Mail-Merge Wizard, bạn cũng có thể yêu cầu lùi lại một bước và hoàn tác giúp thấy tác động của những biến hóa vừa triển khai.

Các Numeric Switch hoạt động tốt trong ngôi trường trộn tuy vậy quy trình sử dụng nó tương đối cực nhọc nhớ cùng dễ dàng mắc lỗi. Nếu chúng ta cũng thấy thế, hãy thử 1 trong những nhị bí quyết tiếp theo.

2. Chỉnh sửa bảng tính Excel

Đây là giải pháp giúp đỡ bạn tách gặp phải lỗi format không đúng số khi dùng Mail Merge. Trong bảng tính Excel, chèn một cột đựng công thức chuyển đổi số hoặc ngày vào Excel thanh lịch format text bạn muốn hiện tại sống tư liệu Mail Merge.

Để có tác dụng điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó chất nhận được người dùng thay đổi số hoặc ngày sang trọng format văn phiên bản tương đương đúng mực theo cách người tiêu dùng mong mỏi. Nhược điểm của phương án này là bạn nên biết các code định dạng này. Mặc mặc dù hầu như code này tương đồng với mã được dùng trong nhân kiệt định dạng Custom Number mà lại hiếm người dùng Excel biết tới sự trường tồn của bọn chúng.


Mẹo: quý khách hàng đề xuất định hình các ô đựng những bí quyết này theo các hình trạng khác biệt nlỗi in nghiêng hoặc bằng một vài color kỳ lạ không giống để đề cập chúng ta rằng phần nhiều số đó chỉ đối kháng thuần là vnạp năng lượng bản. Ở phiên phiên bản Excel cũ hơn, rất nhiều “nhỏ số” này sẽ không thể được sử dụng vào phnghiền tính. Tại Excel 2016, chúng ta cũng có thể sử dụng chúng vào đầy đủ phương pháp, ko kể những hàm tổng nhỏng SUM và AVERAGE.


Ưu điểm của định dạng số với ngàgiống hệt như text là đoạn text này được gửi từ Excel vào tài liệu thực hiện Mail Merge không biến thành biến dị. Các tùy chọn định hình như fonts, form size, Color phần đa ko thay đổi.

Các code format mang đến hàm TEXT của Excel

Dưới đấy là bộ sưu tập những code hay được dùng tốt nhất ở bên bắt buộc. Điều yêu cầu ghi nhớ là cả “0” với “#” phần đa là các placeholder (vệt giữ chỗ) cho những con số, nhưng “0” sẽ buộc số 0 hiện tại tại vị trí đầu tiên hoặc sau cuối. “#” sẽ tiến hành thay thế sửa chữa bằng một số trong những ví như nó chưa hẳn số 0 mở màn hoặc sau cùng. Do đó, mã “00000” vẫn bảo đảm số 0 ngơi nghỉ đầu không biến thành cắt sút khỏi những mã bưu điện New Jersey.

Những code dành riêng cho số, tháng ngày với thời hạn hoàn toàn có thể được thực hiện trong hàm TEXT hoặc định dạng số tùy biến (Custom) của Excel. Bên cạnh đó, chúng cũng có thể được dùng vào “Numeric Switches” sinh sống Word Mail-Merge Field.

Lưu ý, gồm sự khác biệt nhỏ dại giữa phương pháp code hoạt động trong Excel và Word sinh sống Microsoft 2013. Trong Excel, chúng ta cũng có thể áp dụng “M” hoặc “m” mang lại tháng với phút ít. Trong hầu hết trường hòa hợp, Excel đủ tối ưu để biết ai đang nói tới đơn vị chức năng làm sao. Thế tuy nhiên, Word không “khôn ngoan” điều này. Quý khách hàng nên thực hiện chữ in hoa để chỉ tháng. Hình như, Excel cũng đều có một code bổ sung, “MMMMM”, trả về tốt nhất một chữ viết tắt mang đến mon (ví dụ: J, F, M, A, …).

Bổ sung một vài ba cột cất hàm TEXT vào bảng tính là giải pháp sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge đơn giản và dễ dàng. Quý Khách chỉ cần hãy nhớ là đều ô này mặc dù trông nlỗi đã cất những số lượng tuy vậy không thể vận dụng hàm SUM cùng AVERAGE cho việc đó. Nếu yêu cầu thay đổi chúng sang dạng số đợt tiếp nhữa, các bạn chỉ việc cần sử dụng hàm VALUE.

Cẩn thận Khi xử lý với hàm ROUND

Txuất xắc do hàm TEXT(), một trong những người đam mê sử dụng hàm ROUND() để giảm bớt lượng số thập phân. Đúng như cái tên thường gọi, hàm ROUND() của Excel mặc định vẫn có tác dụng tròn số thập phân lên hoặc xuống tại vị trí người tiêu dùng tuyển lựa. Ưu điểm của phương pháp này là những số lượng có tác dụng tròn kia không phải văn uống bản với vẫn hoàn toàn có thể được dùng để tính toán. Trong những trường thích hợp, dù hàm ROUND() số đông vận động giỏi với Mail Merge, nhưng lại bạn cũng có thể ý muốn tránh xa nó do rất nhiều nguyên ổn nhân sau:

Hàm ROUND không duy trì dấu đô la tuyệt vết phẩy phân làn số hàng nghìn trlàm việc lên.Hàm ROUND đã cắt giảm những số 0 sinh hoạt cuối.Hàm ROUND thỉnh thoảng khiến cho Mail Merge hiển thị không đúng số thập phân. lấy một ví dụ, tư liệu Mail Merge hiển thị 4 vị trí số thập phân trong lúc hàm ROUND đang chọn 2 hoặc 3.

Ở một số trong những ngôi trường thích hợp thi thoảng gặp, hàm ROUND khiến Mail Merge hiện lệch lạc số một chút. lấy một ví dụ, nỗ lực bởi vì hiện tại 1.0014, Mail Merge lại hiện 1.0013.


3. Sử dụng DDE Link

Hai cách làm việc bên trên kha khá đơn giản và dễ dàng, nhưng nếu như có khá nhiều trường phải định dạng, chúng có thể khiến cho chúng ta sớm sờn lòng vị rất cần được ghi nhớ mã định hình và dù mã như là nhau mà lại bọn chúng hoàn toàn có thể được sử dụng theo vô số phương pháp không giống nhau.

Một phương án dìu dịu, dễ dàng là links Word cùng với workbook Excel qua DDE (Dynamic Data Exchange), xuất sắc hơn Việc triển khai quy trình liên kết cố định và thắt chặt thường thì. Nghe có vẻ như tinh vi cơ mà nếu bạn đang nhuần nhuyễn Mail Merge, DDE chỉ là “cthị xã nhỏ”. Nó là quá trình nhì bước đơn giản. Cách thứ nhất, chúng ta chỉ cần nhảy Word nhằm msinh hoạt tệp tin qua DDE. Quá trình này chỉ việc thực hiện một lượt cơ mà thôi.

Office năm nhâm thìn có cung cấp DDE? Dynamic Data Exchange là technology cũ. Có thời gian nó chạy ổn nhưng lại cũng có những lúc không tồn tại tác dụng gì vào Office 2016. Quý khách hàng đề xuất mlàm việc mối cung cấp dữ liệu Excel trước lúc truy cập nó trường đoản cú Word. Thông thường cùng với những nguồn tài liệu Excel, chúng ta đề nghị bước đầu nhập dữ liệu trường đoản cú số 1 tiên của bảng tính. Nếu đủ kiên trì, chúng ta có thể cần sử dụng DDE vào Office 2016).

Để thiết lập Word 2013 đến links DDE, hãy thực hiện số đông bước sau:

Clichồng File > Options.Nhấp tab Advanced ở phía phía bên trái cùng cuộn xuống mục General.Tích vào ô Confirm tệp tin format conversion on open.

Từ tiếng trsống đi, bạn không khi nào đề nghị làm lại mọi làm việc bên trên. Hiện nay, chúng ta cũng có thể mở phiên bản sao Word bên dưới những định dạng với đường dẫn khác biệt, bao gồm IDE. Ảnh hưởng tốt nhất là các lần mlàm việc file chưa phải Word, lịch trình đã cho bạn biến hóa chọn lựa.

Cách sản phẩm công nghệ nhị với cuối cùng là lựa chọn mối cung cấp tài liệu mang lại quá trình Mail Merge (sinh sống bước 3 của Mail Merge Wizard trong Word hoặc sau khoản thời gian dấn nút Select Recipients vào ribbon Mailings). Giờ bạn chỉ việc tiến hành thêm 3 nhấn vào.

Sau Lúc đã lựa chọn tài liệu mong mỏi áp dụng, một hộp thoại “Confirm Data Source” bắt đầu đã chỉ ra.Loại link mặc định là OLE, tuy nhiên không phải liên kết bạn muốn.Trong vỏ hộp thoại Confirm Data Source, clichồng vào ô Show all.Trong list loại tệp tin không ngừng mở rộng, chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Sử dụng tùy chọn này trong cả khi đã cần sử dụng định hình tệp tin Excel new hơn: *.xlsx.)Nếu được thử dùng, hãy chứng thực rằng bạn đang chọn Entire Spreadsheet.

Nếu đang chọn bảng tính mang đến tài liệu Word, bạn có thể đề nghị chọn lại nó tuy nhiên lần này qua liên kết DDE. Thế là xong! Từ giờ, định dạng Excel của các bạn sẽ được áp dụng đúng chuẩn trên các tài liệu Word Mail Merge và bạn chỉ việc lưu giữ đặt dữ liệu ước ao vừa lòng độc nhất vô nhị bên trong bảng tính thứ nhất của workbook Excel.

Xem thêm: Tài Khoản Số Tài Khoản Ngân Hàng Quân Đội Có Bao Nhiêu Số? Xem Số Tài Khoản Mb Ở Đâu

Trên đấy là biện pháp sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge. Hi vọng chúng có ích cùng với chúng ta. Nếu bao gồm bí quyết nào khác, đừng mắc cỡ share cùng với công ty chúng tôi nhé.