Cách tạo folder mail trong outlook 2010

Outlook cho thosanlinhhon.vn 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Xem thêm...Ít hơn

Thư mục công cộng trong Outlook cho bạn một nơi tuyệt vời để thu thập, sắp xếp và chia sẻ thông tin về các chủ đề hoặc dự án cụ thể trong một tổ chức. "Công khai" trong trường hợp này có nghĩa là tất cả mọi người trong tổ chức có thể xem chứ không phải toàn thế giới. Khi bạn đăng thư lên một thư mục công cộng, bạn sẽ không gửi email thư đó cho bất kỳ ai, vì vậy không ai trong Hộp thư đến của bạn bị lộn xộn. Thay vào đó, mọi người có thể kiểm tra thư mục bất cứ khi nào họ muốn tìm kiếm các bài đăng thú vị.

Bạn đang xem: Cách tạo folder mail trong outlook 2010


Quan trọng: Bạn cần thosanlinhhon.vn Exchange Server và tài khoản email Exchange để dùng thư mục công cộng với Outlook. Hầu hết các tài khoản email gia đình và cá nhân không sử dụng các Exchange.


Phiên bản mới hơnOffice 2007

Bước 1: Kiểm tra với người quản trị Exchange bạn

Tổ chức của bạn có thể không cho phép thư mục công cộng hoặc có thể có chính sách về cách sử dụng thư mục. Hãy kiểm tra với người quản trị để bạn có thể đi đúng hướng. Nếu tổ chức của bạn cho phép và hỗ trợ sử dụng thư mục công cộng nhưng thư mục công cộng mức cao nhất chưa tồn tại, hãy yêu cầu người quản trị Exchange bạn tạo thư mục.

Khi thư mục mức cao nhất sẵn dùng, chỉ cần nhấn Ctrl + 6 để xem thư mục và nội dung của thư mục trong ngăn Outlook mục.

Bước 2: Tạo và đặt tên cho thư mục của bạn

Nhấn Ctrl+6 để xem Thư mục Công cộng trong Ngăn Thư mục.


Quan trọng: Nếu bạn không thấy mục Thư mục Công cộng trong Ngăn Thư mục, hãy xem mục người quản trị email Exchange bộ của bạn. Chúng phải được thiết lập cho bạn.


Bấm chuột phải vào Thư mục Côngcộng và bấm Thư mục Mới.

*

Đặt tên cho thư mục và bấm OK.


Mẹo: 

Bạn có thể thêm một thư mục công cộng vào thư mục Yêu thích của mình. Sau đó, Outlook Web App thể thực hiện các chức năng nhất định trong cùng các thư mục công cộng đó, chẳng hạn như tạo, cập nhật hoặc xóa các mục. Bạn có thể thực hiện những hành động này trong thư mục công cộng Lịch, Liên hệ, Thư và Đăng.

Để thêm một thư mục công cộng vào Yêu thích của bạn,hãy bấm chuột phải vào thư mục, sau đó chọn Thêm vào Yêu thích....


Bước 3: Đặt quyền thư mục cho người dùng và nhóm

Theo mặc định, Outlook chỉ cấp quyền cho bạn, với tư cách là người tạo thư mục công cộng, vì vậy bạn cần cấp đặc biệt quyền cho mọi người để họ có thể đọc và đăng nội dung trong thư mục đó. Tìm hiểu cách Thay đổi quyền cho thư mục công cộng.

Bắt đầu sử dụng thư mục công cộng

Dưới đây là một số cách điển hình để sử dụng thư mục công cộng trong một tổ chức:

Thảo luận trực tuyến

Lưu trữ từng chủ đề thảo luận trong thư mục con của riêng nó. Nếu cần, hãy đặt quyền cho từng thư mục con (bạn có thể muốn hạn chế quyền truy nhập vào các thư mục chứa thông tin bảo mật hoặc nhạy cảm). Một chủ đề có thể có người điều hành riêng để kiểm soát xem một mục có được đăng hay không và xóa các bài đăng không đáp ứng tiêu chuẩn của tổ chức hoặc vi phạm chính sách.

Chia sẻ lịch, danh sách liên hệ và danh sách nhiệm vụ

Đính kèm lịch, liên hệ và tác vụ hoặc danh sách nhiệm vụ vào bài đăng để chia sẻ thông tin với những người có quyền truy nhập vào thư mục. Loại vị trí tập trung này hỗ trợ giao tiếp và cộng tác trong các dự án nhóm.

Sự khác biệt giữa thư mục thư và thư mục công cộng

Khi bạn chuyển từ một thư mục email sang một thư mục công cộng, nút Bài đăng Mới phía trên Ngăn Thư mục sẽ thay đổi thành Email Mới – vì bạn thường đăng các mục thay vì gửi thư email trong một thư mục công cộng.

Khi bạn trả lời bài đăng trong thư mục công cộng, sẽ không có nút Trả lời Tất cả. Bất kỳ ai xem nội dung thư mục đều có thể thấy bài đăng của bạn.

Thông tin thêm về Outlook mục

Chuyển đổi giữa các thư mục Outlook

Thay đổi quyền cho thư mục công cộng


Tạo thư mục công cộng và xác định quyền, dạng xem, biểu mẫu và quy tắc

Để tạo thư mục công cộng, bạn phải có quyền tạo thư mục trong một thư mục công cộng hiện có. Để biết thêm thông tin về cách nhận quyền, hãy xem người quản trị của bạn.


Bước 1: Tạo thư mục công cộng

Trên menu Tệp, trỏ đến Mới, rồi bấm vào Thư mục.

Trong hộp Tên, hãy nhập tên cho thư mục đó.

Trong hộp Thư mục Chứa, bấm vào loại thư mục bạn muốn tạo.

Trong danh sách Chọn nơi đặt thư mục, bấm vào vị trí cho thư mục đó.

Để nhanh chóng bắt đầu một thư mục công cộng với các mục hiện có:

Trong Danh sách Thư mục, trong Ngăn Dẫn hướng , bấm vào thư mục bạn muốn sao chép.

Trên menu Tệp, trỏ đến Thư mục, rồi bấm vào Sao chép tên thư mục.

Trong danh sách, bấm vào vị trí bạn muốn sao chép thư mục.


Trong hộp Danh sách Thư mục, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục công cộng bạn muốn chia sẻ, rồi bấm vào Thuộc tính trên menu lối tắt.

Bạn phải có quyền Chủ sở hữu đối với một thư mục công cộng để đặt quyền chia sẻ cho thư mục đó. Bạn chỉ có thể đặt quyền cho mỗi thư mục một lần.

Bấm tab Quyền.

Bấm vào Thêm.

Trong hộp Tìm kiếm, nhập tên của người bạn muốn cấp quyền chia sẻ.

Bấm Thêm, rồi bấm OK.

Trong danh sách Tên, bấm vào tên của người bạn vừa thêm.

Bên dưới Quyền,chọn thiết đặt bạn muốn.


Lưu ý: Bạn có thể gán quyền truy nhập cho mọi người có quyền truy nhập vào thư mục bằng cách bấm vào Mặc định trong danh sách Tên.


Thực hiện một trong những thao tác sau:

Tạo dạng xem từ đầu

Trên menu Dạng xem, trỏ đến Dạng xem Hiện tại, rồi bấm vào Xác định Dạng xem.

Bấm Mới.

Trong hộp Tên dạng xem mới, hãy nhập tên.

Trong hộp Kiểu dạng xem, hãy chọn kiểu kiểu góc nhìn bạn muốn.

Để thay đổi vị trí dạng xem sẵn dùng, hãy bấm vào một tùy chọn bên dưới Có thể được dùng trên.

Bấm OK.

Để tùy chỉnh thêm dạng xem, dưới tả , bấm vào một nút, rồi chọn các tùy chọn bạn muốn sử dụng.

Khi bạn chọn xong các tùy chọn, hãy bấm vào OK.

Để dùng ngay dạng xem, hãy bấm Áp dụng Dạng xem.

Tạo dạng xem dựa trên dạng xem tiêu chuẩn

Chuyển sang dạng dạng xem bạn muốn dùng làm cơ sở cho dạng xem mới.

Trên menu Dạng xem, trỏ đến Dạng xem Hiện tại, rồi bấm vào Tùy chỉnh Dạng xem Hiện tại.

Với mỗi loại thay đổi bạn muốn thực hiện, bên dưới tả, bấm vào một nút, rồi chọn tùy chọn bạn muốn.

Khi bạn đã thực hiện xong các thay đổi, hãy đóng hộp thoại Tùy chỉnh Dạng xem.

Trên menu Dạng xem, trỏ đến Dạng xem Hiện tại, rồi bấm vào Xác định Dạng xem.

Trong hộp Dạng xem cho thư mục tên thư mục, bấm vào Cài đặt dạng xem hiện tại.

Bấm Sao chép.

Trong hộp Tên dạng xem mới, hãy nhập tên.

Để thay đổi nơi dạng xem sẵn dùng, hãy bấm vào một tùy chọn bên dưới Có thể được dùng trong.


Lưu ý: Dạng xem mới được thêm vào dạng xem Dạng xem Hiện menu con (trên menu Dạng xem, trỏ tới Sắp xếp Theo).


Để thay đổi dạng xem mặc định cho một thư mục công cộng, bạn phải có quyền Chủ sở hữu đối với thư mục đó và phải có ít nhất một dạng xem tùy chỉnh được xác định cho thư mục mà tất cả mọi người có thể nhìn thấy.

Trong hộp Danh sách Thư mục, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục công cộng, rồi bấm vào Thuộc tính trên menu lối tắt.

Bấm tab Quản trị.

Nếu tab Quản trị không xuất hiện thì bạn không có quyền Chủ sở hữu.

Trong Dạng xem ban đầu trên danh sách thư mục, bấm vào dạng xem bạn muốn xuất hiện mỗi lần mở thư mục.

Dạng xem Thông thường hiển thị dạng xem thosanlinhhon.vn Outlook định cho loại mục trong thư mục.


Bạn phải có quyền Người biên tập, Người chỉnh sửa Phát hành hoặc Quyền sở hữu để thêm biểu mẫu vào một thư mục riêng tư dùng chung hoặc vào một thư mục công cộng. Nếu thư mục là một thư mục công cộng và bạn có quyền Chủ sở hữu, bạn có thể giới hạn các biểu mẫu sẵn dùng với những người khác sử dụng thư mục đó.

Trong hộp Danh sách Thư mục, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục, rồi bấm vào Thuộc tính trên menu lối tắt.

Bấm vào tab Biểu mẫu.

Để thêm một biểu mẫu vào danh sách Biểu mẫu được liên kết với thư mục này, bấm vào Quảnlý , sau đó cho biết biểu mẫu.

Bấm Đóng.

Để giới hạn biểu mẫu mà bạn muốn sẵn dùng cho những người khác sử dụng thư mục, hãy bấm vào một tùy chọn bên dưới mục Cho phép các biểu mẫu này trong thư mục này.


Bạn phải có quyền Chủ sở hữu đối với một thư mục công cộng để tạo hoặc sửa đổi các quy tắc cho thư mục công cộng đó.

Trong hộp Danh sách Thư mục, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục công cộng mà bạn muốn tạo hoặc sửa đổi quy tắc, rồi bấm vào Thuộc tính trên menu lối tắt.

Bấm tab Quản trị.

Bấm Trợ lý Thư mục.

Thực hiện một trong những thao tác sau:

Để tạo quy tắc, bấm Thêm quy tắc.

Để sửa đổi quy tắc hiện có, bấm vào một quy tắc trong danh sách, rồi bấm vào Chỉnh sửa quy tắc.

Nhập các điều kiện mà mục phải đáp ứng để hành động diễn ra. Để biết thêm điều kiện, hãy bấm Nâng cao.

Trong Thực hiện những hành độngnày, hãy chọn các tùy chọn bạn muốn.


Lưu ý: Khi bạn tạo một quy tắc, quy tắc đó sẽ hiện hoạt theo mặc định.


Tạo thư mục công cộng được điều tiết

Bạn phải có quyền Sở hữu đối với một thư mục công cộng để chỉ định thư mục đó làm thư mục được điều hành.

Trong hộp Danh sách Thư mục, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục công cộng, rồi bấm vào Thuộc tính trên menu lối tắt.

Trên tab Quản trị, bấm Thư mục được điều hành.

Chọn hộp kiểm Thiết lập thư mục làm thư mục được điều hành.

Trong hộp Chuyển tiếp mục mới vào, hãy nhập tên của người nhận tin nhắn đến hoặc tên của một thư mục công cộng thay thế nơi các thư được lưu trữ để xem lại. Người điều hành thực hiện xem xét được chỉ định trong bước 6.

Tùy chọn: Để tự động gửi phúc đáp khi người điều hành nhận được thư mới, hãy chọn một tùy chọn bên dưới Trả lời mục mới bằng.

Chọn một trong các mục sau:

Phản hồi chuẩn

"Cảm ơn bạn đã gửi thư. Vui lòng lưu ý rằng các bản gửi đến một số thư mục hoặc nhóm thảo luận được xem xét để xác định xem liệu chúng có nên được công khai không. Trong những trường hợp này, sẽ có sự chậm trễ trước khi có thể xem các bản gửi được phê duyệt bởi những người khác."

Phản hồi tùy chỉnh

Bấm Phản hồi tùychỉnh , rồi bấm Mẫu. Nhập văn bản phản hồi tùy chỉnh của bạn.

Người điều hành sẽ không nhận được một trong những phản hồi này khi họ đăng tin.

Để thêm hoặc loại bỏ tên của những người điều phối, hãy bấm Thêm hoặc Loại bỏ.

Xem thêm: “ Ngay Lập Tức Tiếng Anh Là Gì, Nghĩa Của Từ : Immediately

Tùy chọn: Để xem thuộc tính của người điều hành được chọn, hãy bấm Thuộc tính.